எக்ஸெல்: பில் ஹேண்டில்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் ஒரு செல்லில் டேட்டாவை அமைத்துவிட்டு தொடர்ந்து வரும் செல்களில் அதே டேட்டாவினை அமைக்க பல வழிகள் தரப்பட்டுள்ளன. ஒரு செல்லில் ஒரு எண்ணை அமைத்து விட்டு கீழே உள்ள செல்களில் அதே எண்ணை அமைக்க பில் ஹேண்டில் பயன்படுத்துகிறோம். பில் ஹேண்டில் என்பது செல்லில் டேட்டாவை அமைத்துவிட்டு கர்சரை வலது புறம் உள்ள பார்டரில் கொண்டு வந்தால் கீழாக ஒரு + அடையாளம் கிடைக்கும். இதனை இழுத்தால் செல்லில்
உள்ள டேட்டா கீழாக உள்ள செல்லில் அமைக்கப்படும். இது எப்படி அமைக்கப்படுகிறது? எடுத்துக் காட்டாக ஒரு எண்ணை அமைத்துப் பின் பில் ஹேண்டிலை வைத்து இழுத்தால் அந்த எண் மற்ற செல்களில் ஜஸ்ட் காப்பி செய்யப்படுகிறது. எடுத்துக் காட்டாக ஒரு செல்லில் 2345 என எண்டர் செய்து பில் ஹேண்டில் இழுத்தால் கீழே உள்ள செல்களில் 2345 என்ற எண் காப்பி செய்யப்படும்.
அடுத்ததாக அவ்வாறு இழுக்கும் போது கண்ட்ரோல் கீயை அழுத்திக் கொண்டு இழுத்தால் அடுத்தடுத்த செல்களில் எண்ணுடன் 1 சேர்த்து அடுத்த எண் அமைக்கப்படும். அதாவது 2346, 2347, 2348 என அமைக்கப்படும்.
சரியா! இப்போது செல்லில் ஒரு தேதியை அமைத்து இதே போல பில் ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துங்கள். சாதாரணமாக இழுத்தால் எண்களுக்கு நடந்தது போல அதே தேதி காப்பி ஆகாது. அதற்குப் பதிலாக அடுத்த அடுத்த தேதி காப்பி ஆகும். அதாவது 18-04-11 என டைப் செய்து பின் ஹேண்டிலை இழுத்தால் 19-04-11, 20-04-11 என்று வரிசையாக அமைக்கப்படும். (ஒர்க் ஷீட்டில் தேதி பார்மட் அமைப்புப்படி இது நடக்கும்) அப்படியானால் கண்ட்ரோல் கீ அழுத்தி அமைத்தால் என்னவாகும் என்று எண்ணுகிறீர்களா? ஜஸ்ட் அதே தேதி காப்பி ஆகும்.
இதிலிருந்து என்ன தெரிகிறது. எக்ஸெல் ஒவ்வொரு வகை டேட்டா விற்கும் பில் ஹேண்டில் பயன் பாட்டினை ஒவ்வொரு வகையில் அமைத்துள்ளது என்பது தெரிகிறது. எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றினைத் திறக்க முயற்சிக்கையில் பைல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கிறது. இதே போன்று தான் மற்ற விண்டோஸ் புரோகிராம்களிலும் கிடைக்கிறது. இதன் மூலம் எக்ஸெல் பைல்கள் எந்த வகையில் வரிசைப்படுத்தப்பட்டு திறக்கப் படுவதற்குக் காட்டப்பட வேண்டும் என்பதை உறுதி செய்திடலாம். இதற்குக் கீழ்க்காணும் வழிகளின் படி செயல்படவும்.
1. File மெனுவில் Open என்பதனைக் கிளிக் செய்திடவும்; அல்லது Standard டூல் பாரில் Open டூல் மீது கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2007 ஆக இருந்தால் ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்து கையில் கிடைக்கும் ஓப்பன் டூலினைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.
2. இந்த டயலாக் பாக்ஸில் Toolbar ல் உள்ள View டூல் அருகே வலது பக்கம் உள்ள கீழ் நோக்கி உள்ள அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் கீழ் விரியும் மெனு ஒன்றைத் தரும்.
3. இதில் Arrange Icons என்று ஒரு கீழ் விரி மெனு ஒன்று கிடைக்கும். இதில் பைல்களை எந்த வகையில் வரிசைப் படுத்தி வைக்க என பல ஆப்ஷன்ஸ் கொடுக்கப் பட்டிருக்கும். அகரவரிசை, இறுதியாக எடிட் செய்த நாளின் அடிப்படையில், அளவின் அடிப்படை யில் எனப் பல ஆப்ஷன்ஸ் தரப்படும். இதில் எந்த வகையில் இருந்தால் உங்களுக்குச் சரியாக இருக்குமோ அந்த வகையினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உடனே நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் ஆப்ஷன் படி பைல்கள் வகைப்படுத்தப் பட்டு வரிசைப்படுத்தப்படும். பின்னர் நீங்கள் பைல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கும் போது அதே வகையிலேயே இருக்கும். மீண்டும் இதனை மாற்றினால் தான் மாறும்.
விண்டோஸ் + எக்ஸெல் இணைந்து செயலாற்றும் சில பதிப்புகளில் Arrange Icons மெனு கிடைக்காமல் இருக்கலாம். அந்த மாதிரியான சூழ்நிலைகளில் பைல் ஏரியாவில் காலியாக உள்ள இடத்தில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் Context மெனுவில் இந்த Arrange Icons மெனு கிடைக்கும். அதனைப் பயன்படுத்தலாம்.