வரிசைகளில் தானாக டேட்டா அமைத்தல்
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டின் செல்களின் அகலத்தினை சிலர் அழகாகக் காட்ட, ஒரு வரிசையினை இடை இடையே காலியாக விட்டு, டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இதனை நாம் நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். பொறுமையாக நாம் டேட்டாவினை இடுகையில், ஒவ்வொரு படுக்கை வரிசையினை விட்டுப் பின் அடுத்த வரிசையில் நிரப்புவோம். ஆனால் எக்ஸெல் தொகுப்பின் டேட்டா நிரப்பும் டூலினைப் பயன்படுத்தினால், அது வரிசையாகத்தானே நிரப்பும்.
எடுத்துக்காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும் தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில் ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில் ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும் என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும் செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன ட்ரிக் மேற்கொள்வதால், நம் விருப்பப்படி டேட்டா நிரப்பப்படுகிறதா!
லேபிள்களை தானாக அமைத்திட
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு வரிசையாகவும் படுக்கை வரிசையாகவும் உள்ள செல்களுக்கு விளக்கம் தரும் வகையில் லேபிள்களை அமைக்கிறோம். ஒவ்வொரு செல்லுக்கும் புதிய பெயர் லேபிள் அமைக்க வேண்டும் என்றால் ஒவ்வொன்றையும் டைப் செய்துதான் ஆக வேண்டும். ஆனால் எண்களில் வரிசையாக அமைக்க வேண்டும் என்றால் எக்ஸெல் தொகுப்பே அவற்றை அமைத்துக் கொள்ளும். எப்படி என்று பார்ப்போமா? இதனைத் தான் பில் சிரீஸ் (fill series) என எக்ஸெல் பெயரிட்டுள்ளது. எடுத்துக்காட்டாக முதல் லேபிளாக ஒரு செல்லில் 1/4/11 என அமைக்கிறீர்கள். இது அடுத்தடுத்து 1/5/011, 1/6/11 என மாற வேண்டும் என்றால் முதல் செல்லில் அமைத்தபின், அதன் பில் ஹேண்டிலை இழுக்கவும். இது அந்த செல்லின் கீழாக வலது ஓரம் இருக்கும். இதனை இழுக்க முயற்சிக்கை யில் என்ன மாற்றம் ஏற்படும் என்பதனை எக்ஸெல் சுட்டிக்காட்டும். அப்படியே அதனை மேலும் நான்கு செல்கள் இழுத்துச் சென்றால், லேபிள்கள் மேலே காட்டியபடி அடுத்தடுத்த எண்களுடன் அமைக்கப்படும்.
ரூபாய் பைசா புள்ளியுடன் எழுத
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் கரன்சியான ரூபாய் எவ்வளவு என்று குறிப்பிடு கையில் சரியாகக் கணக்கிடும் வகையில் பைசாவையும் சேர்த்துக் குறிப்பிடுவோம். ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் ரூபாய்க்கும் பைசாவிற்கு இடையே புள்ளி அமைப்பது சற்று சிரமமாக இருக்கும். இதனை எக்ஸெல் புரோகிராமே அமைக்கும்படி செட் செய்திடலாம். எப்படி என்று பார்ப்போமா!
எடுத்துக்காட்டாக நீங்கள் பண மதிப்பைக் குறிப்பிடுகையில் ரூபாய் பைசா இணைந்த எண்ணை புள்ளி இடாமல் முதலில் அமைக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக 11245, 2345, 5693, 236798 என அமைப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். நீங்கள் கீழ்க்காணும் முறையில் அமைத்துவிட்டால் இந்த எண்கள் 112.45, 23.45, 56.93, 2367.98 என அமைக்கப் படும். நீங்கள் செட் செய்திட வேண்டிய முறை:
1. “Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Edit” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவில் செக் செய்திடவும். இப்போது “Places” என்னும் இடத்தின் முன்னால் “2” என அமைத்திடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவை மூடவும். இனி நீங்கள் அமைத்திடும் எண்களின் இறுதி இரண்டு இலக்கங்களுக்கு முன்னால் புள்ளி தானே அமைக்கப்படும். இந்த செயல்பாடு தேவையில்லை என்றால் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவின் முன் உள்ள டிக் அடையாளத்தை எடுத்துவிடவும்.
எக்ஸெல் சில அடிப்படைகள்
- ஒரு லெட்ஜரில் எப்படி பல பக்கங்கள் இருக்கின்றனவோ அது போல எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில் ஒர்க் ஷீட்கள் அமைக்கப்படுகின்றன.
- ஒர்க் ஷீட் என்பது நெட்டுவகையிலும் படுக்கை வகையிலுமாக அமைக்கப்பட்ட செல்களின் தளமாகும்.
- ஒரு செல்லில் கர்சரை அமைக்க மவுஸ், கீ போர்ட், அல்லது எணிகூணி கட்டளை உதவுகின்றன.
- ஒரு ஒர்க்புக்கிலிருந்து ஒரு ஒர்க் ஷீட்டை இணைக்கலாம் மற்றும் நீக்கலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்களை வேறு ஒரு ஒர்க்புக்கிற்கு மாற்றலாம்; நகலெடுத்து இணைக்கலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்டின் பெயரை எப்போது வேண்டுமானாலும் மாற்றலாம்.
- ரேஞ்ச் என்பது செல்களை ஒரு குழுவாக அமைப்பது. இந்த ரேஞ்ச்களை செலக்ட் செய்வதற்கும் பல்வேறு வழிகள் உள்ளன.
- செல்களையும் ரேஞ்ச்களையும் அதன் தொடர்புகளை வைத்துச் சுட்டிக் காட்டலாம்
- ஒர்க் ஷீட்களை எக்ஸெல் பார்மட் மட்டுமின்றி வேறு வகையான பைல் பார்மட்டுகளிலும் சேவ் செய்திடலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்களை இணைய பக்கங்களாகவும் சேவ் செய்திடலாம்.
- ஒர்க் புக்குகளைத் தேட, பல்வேறு வகையான தேடல் வழிகளை மேற்கொள்ளலாம்.
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டின் செல்களின் அகலத்தினை சிலர் அழகாகக் காட்ட, ஒரு வரிசையினை இடை இடையே காலியாக விட்டு, டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள். இதனை நாம் நிரப்புகையில் சரியாக இருக்கும். பொறுமையாக நாம் டேட்டாவினை இடுகையில், ஒவ்வொரு படுக்கை வரிசையினை விட்டுப் பின் அடுத்த வரிசையில் நிரப்புவோம். ஆனால் எக்ஸெல் தொகுப்பின் டேட்டா நிரப்பும் டூலினைப் பயன்படுத்தினால், அது வரிசையாகத்தானே நிரப்பும்.
எடுத்துக்காட்டாக பில் ஹேண்டில் என்ற ஒன்று அனைவருக்கும் தெரிந்திருக்கும். ஏதேனும் டேட்டாவை அப்படியே கீழ் உள்ள அனைத்து செல்களிலும் காப்பி செய்திட வேண்டி இருந்தாலும் அல்லது அடுத்தடுத்து சீரியல் வரிசையில் 1,2,3,4 என நிரப்ப வேண்டி இருந்தாலும் இந்த பில் ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நாம் நிரப்ப வேண்டிய செல்களில் ஹேண்டிலைப் பிடித்து இழுத்தாலே டேட்டா வரிசையாக நாம் தேர்ந்தெடுத்தபடி நிரப்பப்படும். இதில் ஒரு வரிசை விட்டு ஒரு வரிசை நிரப்ப வேண்டும் என்றால் என்ன செய்யலாம்? இதற்கு முதலிலேயே ஒரு சிறிய அட்ஜஸ்ட்மென்ட் செய்திட வேண்டும். பொதுவாக பில் இன் செய்வதற்கு முதலில் டேட்டா உள்ள செல்லை தேர்ந்தெடுக்கிறோம். பின் பில் ஹேண்டில் (செல் செலக்ஷன் அவுட்லைனில் வலது மூலையில் உள்ள சிறிய கருப்பு கட்டம்) பற்றி இழுக்கிறோம். ஒன்று விட்டு ஒன்று நிரப்ப டேட்டா செல் மற்றும் அதன் கீழே இருக்கும் செல்லினையும் சேர்த்து ஹை லைட் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். கீழே காலியாக உள்ள செல்லினையும் தேர்ந்தெடுத்ததால் டேட்டா ஒன்றிலும் அடுத்தது காலியாகவும் தொடர்ந்து நிரப்பப்படும். ஒரு சின்ன ட்ரிக் மேற்கொள்வதால், நம் விருப்பப்படி டேட்டா நிரப்பப்படுகிறதா!
லேபிள்களை தானாக அமைத்திட
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு வரிசையாகவும் படுக்கை வரிசையாகவும் உள்ள செல்களுக்கு விளக்கம் தரும் வகையில் லேபிள்களை அமைக்கிறோம். ஒவ்வொரு செல்லுக்கும் புதிய பெயர் லேபிள் அமைக்க வேண்டும் என்றால் ஒவ்வொன்றையும் டைப் செய்துதான் ஆக வேண்டும். ஆனால் எண்களில் வரிசையாக அமைக்க வேண்டும் என்றால் எக்ஸெல் தொகுப்பே அவற்றை அமைத்துக் கொள்ளும். எப்படி என்று பார்ப்போமா? இதனைத் தான் பில் சிரீஸ் (fill series) என எக்ஸெல் பெயரிட்டுள்ளது. எடுத்துக்காட்டாக முதல் லேபிளாக ஒரு செல்லில் 1/4/11 என அமைக்கிறீர்கள். இது அடுத்தடுத்து 1/5/011, 1/6/11 என மாற வேண்டும் என்றால் முதல் செல்லில் அமைத்தபின், அதன் பில் ஹேண்டிலை இழுக்கவும். இது அந்த செல்லின் கீழாக வலது ஓரம் இருக்கும். இதனை இழுக்க முயற்சிக்கை யில் என்ன மாற்றம் ஏற்படும் என்பதனை எக்ஸெல் சுட்டிக்காட்டும். அப்படியே அதனை மேலும் நான்கு செல்கள் இழுத்துச் சென்றால், லேபிள்கள் மேலே காட்டியபடி அடுத்தடுத்த எண்களுடன் அமைக்கப்படும்.
ரூபாய் பைசா புள்ளியுடன் எழுத
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் கரன்சியான ரூபாய் எவ்வளவு என்று குறிப்பிடு கையில் சரியாகக் கணக்கிடும் வகையில் பைசாவையும் சேர்த்துக் குறிப்பிடுவோம். ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் ரூபாய்க்கும் பைசாவிற்கு இடையே புள்ளி அமைப்பது சற்று சிரமமாக இருக்கும். இதனை எக்ஸெல் புரோகிராமே அமைக்கும்படி செட் செய்திடலாம். எப்படி என்று பார்ப்போமா!
எடுத்துக்காட்டாக நீங்கள் பண மதிப்பைக் குறிப்பிடுகையில் ரூபாய் பைசா இணைந்த எண்ணை புள்ளி இடாமல் முதலில் அமைக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக 11245, 2345, 5693, 236798 என அமைப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். நீங்கள் கீழ்க்காணும் முறையில் அமைத்துவிட்டால் இந்த எண்கள் 112.45, 23.45, 56.93, 2367.98 என அமைக்கப் படும். நீங்கள் செட் செய்திட வேண்டிய முறை:
1. “Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Edit” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவில் செக் செய்திடவும். இப்போது “Places” என்னும் இடத்தின் முன்னால் “2” என அமைத்திடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவை மூடவும். இனி நீங்கள் அமைத்திடும் எண்களின் இறுதி இரண்டு இலக்கங்களுக்கு முன்னால் புள்ளி தானே அமைக்கப்படும். இந்த செயல்பாடு தேவையில்லை என்றால் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவின் முன் உள்ள டிக் அடையாளத்தை எடுத்துவிடவும்.
எக்ஸெல் சில அடிப்படைகள்
- ஒரு லெட்ஜரில் எப்படி பல பக்கங்கள் இருக்கின்றனவோ அது போல எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில் ஒர்க் ஷீட்கள் அமைக்கப்படுகின்றன.
- ஒர்க் ஷீட் என்பது நெட்டுவகையிலும் படுக்கை வகையிலுமாக அமைக்கப்பட்ட செல்களின் தளமாகும்.
- ஒரு செல்லில் கர்சரை அமைக்க மவுஸ், கீ போர்ட், அல்லது எணிகூணி கட்டளை உதவுகின்றன.
- ஒரு ஒர்க்புக்கிலிருந்து ஒரு ஒர்க் ஷீட்டை இணைக்கலாம் மற்றும் நீக்கலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்களை வேறு ஒரு ஒர்க்புக்கிற்கு மாற்றலாம்; நகலெடுத்து இணைக்கலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்டின் பெயரை எப்போது வேண்டுமானாலும் மாற்றலாம்.
- ரேஞ்ச் என்பது செல்களை ஒரு குழுவாக அமைப்பது. இந்த ரேஞ்ச்களை செலக்ட் செய்வதற்கும் பல்வேறு வழிகள் உள்ளன.
- செல்களையும் ரேஞ்ச்களையும் அதன் தொடர்புகளை வைத்துச் சுட்டிக் காட்டலாம்
- ஒர்க் ஷீட்களை எக்ஸெல் பார்மட் மட்டுமின்றி வேறு வகையான பைல் பார்மட்டுகளிலும் சேவ் செய்திடலாம்.
- ஒர்க் ஷீட்களை இணைய பக்கங்களாகவும் சேவ் செய்திடலாம்.
- ஒர்க் புக்குகளைத் தேட, பல்வேறு வகையான தேடல் வழிகளை மேற்கொள்ளலாம்.