இவ்வாறு பல செல்களில் டேட்டாவை எக்ஸெல் அமைப்பதற்கான காரணம் என்ன? வேர்டில் பாராக்கள் அமைக்கும் போது சில மார்க்கர்கள் அதன் கட்டமைப்பில் மேற்கொள்ளப்படுகின்றன. இவற்றை டேட்டாவினை அடுத்த செல்லுக்குக் கொண்டு செல்ல ஏற்படுத்தப்பட்ட மார்க்கர்களாக எக்ஸெல் எடுத்துக் கொள்கிறது. எடுத்துக் காட்டாக மூன்று பாராவில் உள்ள டெக்ஸ்ட்டை டேட்டாவாக நீங்கள் A1 என்ற செல்லில் அமைக்க முயற்சிக்கையில் அது பாரா பிரிவை செல் பிரிவாக எடுத்துக் கொண்டு A1, A2, A3, என மூன்று செல்களில் அமைத்துவிடுகிறது. ஆனால் நமக்கோ இந்த மூன்று பாரா டெக்ஸ்ட்டையும் ஒரே செல்லில் அமைக்க வேண்டும்.
எனவே டெக்ஸ்ட்டை எப்படி பேஸ்ட் செய்வதில் என்பதில் தான் பிரச்சினையே உள்ளது? இங்கே வேர்ட் டெக்ஸ்ட் மற்றும் எக்ஸெல் செல்லுக்குண்டான தொடர்பில் செல்லில் பேஸ்ட் செய்திடாமல் செல்லுக்குள்ளாக பேஸ்ட் செய்திட வேண்டும். இரண்டிற்கும் என்ன வேறுபாடு என்று தலையைப் பிய்த்துக் கொள்ள வேண்டாம். கீழே படியுங்கள். குழப்பம் தீர்ந்துவிடும்.
ஒரு செல்லைக் கிளிக் செய்து அதில் பேஸ்ட் செய்தால் எக்ஸெல் கிளிப் போர்டில் உள்ள விஷயத்தைச் சற்று ஆய்வு செய்கிறது. ஆனால் இதனையே டபுள் கிளிக் செய்து பேஸ்ட் செய்தால், எக்ஸெல் உடனே எடிட் மோடுக்குச் செல்கிறது. உங்களை செல்லில் உள்ள டேட்டாவினை எடிட் செய்திட அனுமதிக்கிறது. இந்த எடிட்டிங் வேலையை செல்லுக்குள்ளாகவும் மேற்கொள்ளலாம்; பார்முலா பாரிலும் மேற்கொள்ளலாம். இந்த எடிட் மோடுக்குச் செல்வதற்கு எப்2 கீ அழுத்தியும் செல்லலாம்.
எடிட் மோடுக்குச் சென்றவுடன் நீங்கள் டேட்டாவினை எடிட் செய்திடலாம் என்பதால் உள்ளே சென்ற பின் பேஸ்ட் செய்திடுங்கள். இப்போது பாரா மார்க்கர்கள் ஒரு வரியின் முடிவிற்கான கேரக்டராக எடுத்துக் கொள்ளப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு பாரா முடிவிலும் ஆல்ட் + என்டர் கொடுத்து டெக்ஸ்ட் என்டர் செய்யப்பட்டதாக எக்ஸெல் எடுத்துக் கொள்ளும். இந்த வகையில் பேஸ்ட் செய்யப்படுகையில் பாண்ட் மற்றும் பாரா மார்க்கிங் போன்ற பார்மட்டிங் வகைகள் நீக்கப்பட்டு டெக்ஸ்ட் பேஸ்ட் செய்யப்படும்.
இதில் இன்னொன்றையும் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். எக்ஸெல் 2007 ஒர்க் ஷீட் செல்லில் 21 ஆயிரம் கேரக்டர்கள் மட்டுமே பேஸ்ட் செய்திட முடியும். முந்தைய எக்ஸெல் பதிப்புகளில் (2003 மற்றும் முந்தையன) 255 கேரக்டர்கள் வரை மட்டுமே பேஸ்ட் செய்திட முடியும். இந்த எல்லையை மீறினால் நம்முடைய டெக்ஸ்ட் பிரிக்கப்படும்.