வேர்டில் பேக் அப் காப்பி : வேர்டில் டாகுமெண்ட்களை உருவாக்குகிறோம். இவற்றிற்கான, பாதுகாப்பிற்கென பேக் அப் காப்பிகளை நாம் எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறோமா? இந்த கேள்விக்கு சிலர், ஆம், வேர்ட் தான்
தானாகவே எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறதே. ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போய் கிடைக்காத போது இந்த பேக் அப் காப்பியினைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம் என்று பதிலளிக்கலாம். சிலரோ, பேக் அப் காப்பியினை வேர்ட் எடுப்பதே இல்லை. அதில் அந்த வசதி எல்லாம் இல்லை எனவும் பதிலளிக்கலாம். இதில் எது உண்மை?
வேர்டில் உருவாக்கப்படும் பைல்களுக்கு பேக் அப் காப்பி எடுத்து வைத்துக் கொள்ளலாம். ஆனால், இந்த செயல்பாட்டினை வேர்ட் தானாக, மாறா நிலையில் கொண்டிருக்க வில்லை. நாமாகத்தான் இதற்கான அமைப்பினை உருவாக்க வேண்டும். அது எப்படி எனப் பார்க்கலாம்.
1. வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் (Word Options) டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கவும். வேர்ட் 2007ல், ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்தி வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் மீது கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் 2010ல், ரிப்பனுடைய பைல் டேப் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்து, அதன் பின்னர், ஆப்ஷன்ஸ் என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கத்தில், Advanced என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. இங்கு கீழாக Save options என்பதனைக் காணும் வரை செல்லவும். டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கம் உள்ள Save என்ற ஆப்ஷனுடன் குழப்பிக் கொள்ள வேண்டாம். இரண்டும் ஒன்றல்ல.
4. இங்கு Always Create Backup Copy என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். செக் மார்க் ஒன்றை இதில் ஏற்படுத்தவும். பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இதனை அடுத்து, உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட் அனைத்திற்கும் பேக் அப் காப்பி அமைக்கப்படும். அதாவது, டாகுமெண்ட் ஒன்றை நீங்கள் சேவ் செய்திடுகையில், அதற்கு முந்தைய நிலையில் உள்ள டாகுமெண்ட், பேக் அப் காப்பியாக இருக்கும். ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போன நிலையில், இந்த பேக் அப் காப்பியினை நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். பைலின் துணைப் பெயரினை ஒரிஜினல் பைலின் பெயராக மாற்றிக் கொள்ளலாம்.
மொத்த பக்க எண்ணிக்கை: வேர்டில் டாகுமெண்ட் தயாரிக்கும்போது, பக்கங்களின் எண்ணிக்கையை அமைப்பது நம் அனைவரின் வழக்கம். அந்த டாகுமெண்டில் மொத்தம் எத்தனை பக்கங்கள் என்பதனையும் அதனுடன் இணைத்து, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் வருமாறு அமைக்கலாம். இதனை டாகுமெண்டில் பீல்ட் ஒன்றை அமைப்பதன் மூலம் கொண்டு வரலாம். இதற்குக் கீழே காட்டியுள்ளபடி செயல்பட வேண்டும்.
1. எந்த இடத்தில் மொத்த பக்கங்களின் எண்ணிக்கை வர வேண்டுமோ, அந்த இடத்திற்குக் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும்.
2. ரிப்பனுடைய Insert டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட வேண்டும்.
3. Text குரூப்பில் Quick Parts என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இங்கு கீழ் விரி மெனு ஒன்று கிடைக்கும். இதில் Field என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். வேர்ட் Field டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.
4. அடுத்து Categories கீழ்விரி பட்டியலில், Document Information என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். Field Names என்பதில் NumPages என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து டயலாக் பாக்ஸை மூடி, பீல்டை இணைக்க ஓகே, கிளிக் செய்திடவும்.
இனி, மொத்த பக்க எண்கள் எண்ணிக்கை உங்கள் டாகுமெண்டில் காட்டப்படும்.
வேர்டில் உருவாக்கப்படும் பைல்களுக்கு பேக் அப் காப்பி எடுத்து வைத்துக் கொள்ளலாம். ஆனால், இந்த செயல்பாட்டினை வேர்ட் தானாக, மாறா நிலையில் கொண்டிருக்க வில்லை. நாமாகத்தான் இதற்கான அமைப்பினை உருவாக்க வேண்டும். அது எப்படி எனப் பார்க்கலாம்.
1. வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் (Word Options) டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கவும். வேர்ட் 2007ல், ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்தி வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் மீது கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் 2010ல், ரிப்பனுடைய பைல் டேப் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்து, அதன் பின்னர், ஆப்ஷன்ஸ் என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கத்தில், Advanced என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. இங்கு கீழாக Save options என்பதனைக் காணும் வரை செல்லவும். டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கம் உள்ள Save என்ற ஆப்ஷனுடன் குழப்பிக் கொள்ள வேண்டாம். இரண்டும் ஒன்றல்ல.
4. இங்கு Always Create Backup Copy என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். செக் மார்க் ஒன்றை இதில் ஏற்படுத்தவும். பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இதனை அடுத்து, உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட் அனைத்திற்கும் பேக் அப் காப்பி அமைக்கப்படும். அதாவது, டாகுமெண்ட் ஒன்றை நீங்கள் சேவ் செய்திடுகையில், அதற்கு முந்தைய நிலையில் உள்ள டாகுமெண்ட், பேக் அப் காப்பியாக இருக்கும். ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போன நிலையில், இந்த பேக் அப் காப்பியினை நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். பைலின் துணைப் பெயரினை ஒரிஜினல் பைலின் பெயராக மாற்றிக் கொள்ளலாம்.
மொத்த பக்க எண்ணிக்கை: வேர்டில் டாகுமெண்ட் தயாரிக்கும்போது, பக்கங்களின் எண்ணிக்கையை அமைப்பது நம் அனைவரின் வழக்கம். அந்த டாகுமெண்டில் மொத்தம் எத்தனை பக்கங்கள் என்பதனையும் அதனுடன் இணைத்து, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் வருமாறு அமைக்கலாம். இதனை டாகுமெண்டில் பீல்ட் ஒன்றை அமைப்பதன் மூலம் கொண்டு வரலாம். இதற்குக் கீழே காட்டியுள்ளபடி செயல்பட வேண்டும்.
1. எந்த இடத்தில் மொத்த பக்கங்களின் எண்ணிக்கை வர வேண்டுமோ, அந்த இடத்திற்குக் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும்.
2. ரிப்பனுடைய Insert டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட வேண்டும்.
3. Text குரூப்பில் Quick Parts என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இங்கு கீழ் விரி மெனு ஒன்று கிடைக்கும். இதில் Field என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். வேர்ட் Field டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.
4. அடுத்து Categories கீழ்விரி பட்டியலில், Document Information என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். Field Names என்பதில் NumPages என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து டயலாக் பாக்ஸை மூடி, பீல்டை இணைக்க ஓகே, கிளிக் செய்திடவும்.
இனி, மொத்த பக்க எண்கள் எண்ணிக்கை உங்கள் டாகுமெண்டில் காட்டப்படும்.