இவை எல்லாம் காப்பி ஆகாமல், டேட்டா மட்டும் காப்பி செய்யப்பட என்ன செய்திட வேண்டும்?
எங்கிருந்து டேட்டாவினைக் காப்பி செய்திட வேண்டுமோ, அந்த செல்லை முதலில் தேர்ந்தெடுங்கள். இனி F2 கீயை அழுத்துங்கள். இந்த கீ அழுத்துவதன் மூலம், டேட்டா அதன் பார்மட்டிலிருந்து தனிமைப் படுத்தப்படுகிறது. டேட்டா மட்டும் அதன் அடிப்படை வடிவில் ஒதுக்கப்படுகிறது. இனி டேட்டாவை கண்ட்ரோல் + சி அல்லது கண்ட்ரோல்+எக்ஸ் கொடுத்து எடுக்கவும். அதன் பின் எந்த செல்லில் இந்த டேட்டாவைப் பதிக்க வேண்டுமோ அந்த செல் சென்று கண்ட்ரோல் + வி அல்லது பேஸ்ட் கட்டளை கொடுத்தால் டேட்டா பதிவாகும்.
மூன்றுக்கும் மேலான ஒர்க் ஷீட்கள் : எக்ஸெல் ஒர்க்புக் ஒன்றைத் திறந்து டேட்டாக்களை உள்ளிடுகையில், நமக்கு தொடக்க நிலையில், மூன்று ஒர்க் ஷீட்கள் கிடைக்கும். இது மாறா நிலையில் (Default) உள்ளபடி தரப்படுகிறது. சில வேளைகளில், நாம் ஒரே நேரத்தில், மூன்றுக்கும் மேற்பட்ட ஒர்க்ஷீட்களில் டேட்டா உள்ளிட வேண்டியதிருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, பல வகுப்புகளில் உள்ள மாணவர்களுக்கான டேட்டாவினை இடுகையில், அந்த வகுப்பில் உள்ள செக்ஷன்களுக்கேற்றபடி, பல ஒர்க் ஷீட்களில் டேட்டாவினை, ஒரே நேரத்தில் அடுத்தடுத்து இட வேண்டியதிருக்கும். இதற்காக, நாம் மெனு சென்று இன்ஸர்ட் (Insert) கட்டளையைப் பயன்படுத்த வேண்டியதிருக்கும். இதற்குப் பதிலாக, ஒர்க்புக் திறக்கையிலேயே நாம் விரும்பிய எண்ணிக்கையில் ஒர்க்ஷீட்கள் கிடைத்தால், நன்றாக இருக்குமே என்று நாம் எண்ணலாம். இதற்கேற்ற வழியை எக்ஸெல் தருகிறது.
முதலில் Tools மெனு செல்லவும். அதில் Options பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். பின் கிடைக்கும் (Options Dialogue Box) டயலாக் பாக்ஸில் General என்னும் டேபினைக் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் விண்டோவினைப் பார்க்கவும். இதில் இரண்டாவது பிரிவில் முதலாவதாக Sheets in New Workbook என்று ஒரு வரி இருக்கும். அதன் எதிரே உள்ள சிறிய கட்டத்தில் 3 என்ற எண் இருக்கும். இதன் மீது கர்சரைக் கொண்டு சென்று உங்களுக்குத் தேவையான ஒர்க் ஷீட் எண்ணிக்கை எண்ணை டைப் செய்து ஓகே கிளிக் செய்திடலாம். அல்லது அருகே உள்ள சிறிய அம்புக் குறிகளை மேல் கீழாக அழுத்தி எண்ணிக்கையை அதிகப் படுத்தலாம்; அல்லது குறைக்கலாம். செய்து முடித்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி எத்தனை ஒர்க் ஷீட் வேண்டுமென்று செட் செய்தீர்களோ அத்தனை ஒர்க் ஷீட்களுடன் புதிய ஒர்க் புக் திறக்கப்படும். நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், புதிய ஒர்க் புக் தான் இந்த மாற்றங்களோடு கிடைக்கும். ஏற்கனவே நீங்கள் பயன்படுத்தி வைத்திருக்கும் ஒர்க் புக்கில் இந்த மாற்றம் மேற்கொள்ளப்படாது.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் தகவல்களை பேஸ்ட் செய்திட கண்ட்ரோல்+வி அல்லது பேஸ்ட் பட்டனைத்தான் பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதில்லை. ஒரு செல்லில் உள்ள தகவல்களை கண்ட்ரோல்+சி கொடுத்து காப்பி செய்திடுங்கள். பின் எந்த செல்லில் அவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அந்த செல்லில் கர்சரைக் கொண்டு செல்லுங்கள். பின் ஜஸ்ட் என்டர் தட்டுங்கள். ஆஹா! பேஸ்ட் ஆகிவிட்டதா உங்கள் தகவல்கள்.